La tormenta perfecta de julio… plan a un año para remediarlo

Estamos a punto de rematar julio, sin lugar a dudas uno de los meses mas duros e intensos del año. Para mi julio es el mes de la tormenta perfecta ya que une uno de los meses con mas trabajo tanto en mi parte emprendedora como en la parte Banco.

Esto sin contar otros características de este mes, equipos de vacaciones, 40 grados a la sombra en Madrid, niños de vacaciones, acumulación de saraos (bodas, cumpleaños, concurso de pinchos (ver family fooders próximamente)…)…

Julio en una empresa de gran tamaño

Como en la mayoría de empresas, las vacaciones en servicios centrales en el Banco se cogen en su mayor parte en agosto.  Esto supone, que mayoritariamente todos los equipos quieran irse de vacas con los deberes hechos y eso en muchos casos nos supone sobreesfuerzo finales (en algún momento no estamos en sobreesfuerzo?) ya que somos el ultimo eslabón de la cadena.

Esto tiene otro problema añadido, hay usuario que dejan un requerimiento cerrado a finales de julio pero que esperan tener una entrega en septiembre. Eso es muy complicado porque los equipo están con menor soporte en agosto y es arduo incluso mantener el plan en curso. Somos siempre claros no va a ser posible tener entregas con requerimientos cerrados el ultimo dia pero las vacaciones nos provocan cierta amnesia. 🙂

Además, este año y en nuestro caso, estamos terminando el despliegue en los sistemas de las oficinas de un gran proyecto que terminaremos en septiembre. Y se nos junta con un importante proyecto digital que debe estar si o si en septiembre, todo esto con los equipos entrando y saliendo de vacas. Una locura!

Julio en los proyectos

En Noticias Endovasculares y Revista Iberoamericana de Cirugía Vascular dentro de las publicaciones trimestrales coincide que en julio publicamos número todos los años. Este tema lo tenemos bastante automatizado y pero esta vez hemos llegado a tiempo pero apurando al limite.

El gran ladrón de tiempo, este mes es la entrega de impuestos y el cierre de la contabilidad en este mes tenemos que entregar IVA, las retenciones del IRPF, el impuesto de sociedades y la entrega al registro mercantil de las cuentas anuales.

Para complicar la ecuación, la información de facturación & contabilidad lo tengo en otro equipo que al estar en movilidad la mayor parte del tiempo, me obliga a rematar las cuentas anuales en fin de semana

Destacar que con acierto o no coinciden la entrega de impuestos con la publicación de los números trimestrales. Por tanto en Enero, Abril, Julio y Octubre paralelizamos las dos “entregas”, ya no hay marcha atrás pero esto hace que trabajemos a picos y valles en la actividad habitual de las revistas

En Sweet Dream Moment, estamos entregando los pedidos de las últimas bodas, el remate final que es una locura ya que se trabaja con plazos muy ajustados, aquí el gran curro lo hace Cris pero siempre hay que dar apoyo en algún tema de nuestra pagina

Ademas, este año se ha unido el traspaso de WokPress.com un proyecto del que era socio desde hace un año y medio. En este mes también hemos tenido que realizar el traspaso (ha sido muy rápido pero intenso para que tuviera toda la Info de nuestro trabajo). Próximamente hare un post sobre la experiencia del proyecto!

Plan de actuación para julio 2019

Entiendo que sorprenderá el largo plazo marcado, pero si quiero tener menos presión es un trabajo de dia a dia llegar sin urgencia a julio

Después de darle unas cuantas vueltas, en la parte del Banco va a ser más difícil atacar ya que estamos normalmente en un pico continuo. Sin embargo, creo que debiéramos intentar marcar unas pautas de actuación:

• Intentar cerrar los requerimientos de los proyectos antes de julio, evitando tener proyectos de definición
• Proyectar los planes teniendo en cuenta estos picos y la menor capacidad de antes de agosto.

En la parte emprendedora, el trabajo más arduo está en la entrega de impuestos, normalmente el trabajo a realizar lo centralizo en los trimestres de entregas de impuestos y eso hace que vayamos con la lengua fuera. Aquí el plan es la automatización.

• Adelantar las entregas de los impuestos a principios de meses
• Anticipar la entregar al registro mercantil
• Creación de carpeta con imágenes de facturas recibidas. Ahora mismo el archivo es físico.
• Revisar sistemas de contabilidad online para mitigar la duplicidad de equipos. Si alguien tiene alguna propuesta será bienvenida! J

Sobre la publicación de revistas, la idea es adelantar la solicitud de documentación para la edición ya que en julio se nos ha acumulado mucha petición de documentación y el problema es que nos encontramos a muchos equipos de vacaciones.

Debate

¿Vosotros como afrontais la semanas previas a las vacaciones?  Para vosotros, también son las mas duras del año?

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